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工程项目资料管理是工程建设项目实施过程中的一个关键环节，也是工程建设项目实施过程中的基础性工作之一。
如果工程项目的资料管理不到位，可能会造成以下问题：当工程竣工后，施工单位无法向建设单位提交完整的施工资料，这样一来就无法作为竣工验收的依据，进而无法得到建设单位的认可；如果施工资料不完整，施工单位就无法按规定对工程进行竣工验收；当工程发生法律纠纷时，无法提供相应的资料证明，导致可能会败诉甚至直接造成经济损失。
建筑施工单位可以利用工程项目管理系统来规范工程项目资料的管理，建立全面的工程项目资料管理体系和相关制度，从而避免可能带来的企业风险。
通过在整个项目生命周期中引入“工程项目管理软件”，可以有效提高项目资料管理的效率。
1、项目相关的各类过程性资料会自动归集到软件的各个业务模块中，这些资料包括中标通知书、合同、开工报告、签证、变更单、结算单、产值申报单、采购单、供应商结算单、发票等与项目过程相关的文件。之前这些文件分散在各个部门和岗位，现在通过系统会自动汇总到“项目电子文件库”中进行统一管理。项目管理人员可以进行批量下载和归档操作。
2、可以创建一个自定义的工程资料库，用于对各类内业资料进行分类上传，并进行统一的管理。同时，还可以根据权限设置，对资料进行查看和下载。
3、资料盖章申请的流程被系统化管理，同时也对盖章件的回收进行了跟踪。申请人通过系统发出盖章申请，并列明需要盖章的资料。印章管理员负责处理盖章的事务，并及时跟进需要返还的盖章件，并进行返还登记，以确保所有应该归还的盖章件都能够及时返还。
工程项目资料管理水平的高低直接影响着施工管理和竣工验收的科学有效性。同时，它也是经济核算和上报项目建设情况的主要依据。此外，它还直接关系到施工单位在国家基础设施建设项目中承包资格的巩固和扩大。建筑企业可以通过使用工程项目管理系统等先进工具来规范工程资料管理，从而事半功倍。
