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文档管理

发布时间:2018年07月07日15:34 作者:admin 来源:本站 点击:448

文档管理 管理工程项目的所有文档资料,可分配用户查看文档权限,借阅文档资料。

文档资料的整理与归档是项目管理过程中一项重要的工作,建设工程资料记载了建设工程活动全过程的重要内容,是企业档案的重要组成部分。也是工程建设过程的重要指导文件,又是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建、和扩建的原始依据。因此,做好工程文档处理相当重要。功能如下:

1、根据管理需要自行将档案分目录、分项目进行管理。方便对档案资料进行修改。

新增文档文件有两种方式:

第一种:在窗口左侧选择它的文档目录,在窗口右侧点击“新建”按钮,然后选择新建的文件,点击“导入”,即可导入一个文件。

第二种:为了提高效率,您也可以将经常使用的文档格式编辑到“模板”中,点击“模板维护”按钮,可以维护好常用文件模板。在窗口左侧选择它的文档目录,在窗口右侧点击“新建”按钮,然后选择新建的文件,点击“编辑”按钮,打开“模板列表”窗口,选择一个模板,打开模板后编辑文档后保存即可。

2、文档的授权

文档授权可以分为两种情况,第一种,可以给文档目录设置管理员,具体操作,在目录上右击鼠标,选择设置管理员,如下图

设置管理员,该管理员可以通过目录授权完成对文档的授权管理。注意,管理员同时有且只有一个。

第二种情况,直接设置目录授权,也就是直接设置目录的查看权限用户。如下图

通过文档权限设置窗口,可以实现对文档的查看和修改的具体授权,可以全部授权和修改,也可单独设定查看和修改权限。也有应用到子级目录的选项。

 3、文档的批量复制

若多个项目中存在很多重复相同资料的时候,我们就要用到文档的批量复制功能了,如下图

4、文档检索

通过强大的资料检索功能,方便的查找所需要的资料文件。

第一种,项目检索,通过项目名称来查找对应的相关文档资料,明确快捷,如下图

第二种,自定义检索,可以通过文档编号、文档名称、关键字、备注、日期、文档类型、所属项目等多条件筛选查询相应的文档。如下图

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